Как сделать смартфон центром управления элеватором и зерновым терминалом?

06 Апреля, 2024

Наступило лето, и "горячий" сезон закупок сельскохозяйственной продукции все ближе и ближе. Элеваторы и зернотрейдеры переходят на более интенсивный режим работы.

Многие элеваторы в период "межсезонья" интенсивно занимались техническим перевооружением, увеличивали складские мощности, занимались автоматизацией производственных, учетных и управленческих процессов.

Элеваторы и зерновые терминалы (ЗТ) могут пережить период "высокого сезона" благодаря четкой и грамотно организованной работе всех отделов и служб под руководством директора. Немалый вклад в это вносит грамотно выстроенная система автоматизации всех производственных и бизнес-процессов.

Автоматизацией количественного и качественного учета зерна уже никого не удивишь, это, как говорится, "must have".

Однако автоматизация управления и учета на элеваторах и ЗТ движется вперед, преследуя основные цели - повышение эффективности и рентабельности работы элеватора, оборачиваемости зерна, сокращение времени оказания услуг по приему и отгрузке зерна.

В эксплуатации зерновых элеваторов играет все большую роль:

• Повышение скорости обработки грузов не только за счет увеличения количества пунктов приема, но и за счет оптимальной организации работы и сокращения времени на каждую операцию: оформление, прибытие, отбор проб, взвешивание, разгрузку и т.д.
• Все заметнее становятся тенденции ухода от активного участия человека при вводе данных складских компаний, работе с весовыми, лабораторными комплексами, использовании интеллектуальных видеокамер с возможностью считывания автомобильных номеров, датчиков проезда и т. д.
• Маркировка транспорта различными штрих-кодами, QR-кодами, RFID-метками для управления внутренней логистикой на территории элеватора.
• Quick online - согласование возникающих разногласий по весовым и качественным характеристикам с компаниями-хранителями, различных спорных вопросов в нестандартных ситуациях между сотрудниками и т.д.
• Работаем с различными видами транспорта. Не только с автомобильными перевозками, как наиболее распространенными, но и железнодорожными, водными путями перевозки зерна, а также все более набирающими популярность контейнерными перевозками.
• Управление внешней логистикой для уменьшения очередей на перевалочных пунктах и перед воротами зерновых терминалов на городских улицах.
• Некоторые элеваторы становятся не только местом хранения зерна, но и местом, где фермеры могут купить удобрения, СЗР и т. д., поэтому их АСУ должна не только уметь вести учет зерна, но и учитывать другие торговые операции.
• Использование удаленных и мобильных рабочих станций управленческого персонала для управления работой элеватора и СТ.
• и т.д.

Более подробно о тенденциях в автоматизации элеваторов мы поговорим в следующей статье, а в этой хотелось бы обсудить одну из важных особенностей элеватора и системы управления ZT - возможность оперативного получения руководством в любой момент всей необходимой и достоверной информации , находясь не только перед компьютером в офисе, но и удаленно через смартфон.

Как ни странно, но часто бывает так, что при разработке элеваторовой АСУ автоматизация функций директора, как главного лица, принимающего основные управленческие решения, заканчивается предоставлением различных отчетов.

А некоторые директора рассуждают следующим образом: "дайте мне тот набор отчетов, который мне нужен, а остальную информацию сообщат сотрудники". Более продвинутые ставят задачу иначе: "дайте мне механизм построения отчетов, и я сам построю те отчеты, которые мне нужны".

Но основная работа директора - это оперативное управление элеватором, а не анализ и проверка отчетов. И для этого ему нужны собственные инструменты в общей системе управления элеватором.

В "высокий" период элеваторы часто работают круглосуточно, но директор не всегда сидит в офисе перед компьютером.

Именно для таких директоров разработано специальное мобильное приложение. Оно позволяет руководителю не быть "привязанным" к офисному компьютеру, но в то же время всегда находиться в центре событий и оперативно участвовать в управлении всеми процессами.

Директор, как лицо, принимающее основные решения и оперативно влияющее на текущую деятельность элеватора, должен иметь в АСУ мобильные инструменты для:

• получение необходимой информации для принятия управленческого решения;
• фиксация факта принятия и документирование принятого решения в АСУ;
• доведение его до сведения исполнителей;
• контроль за исполнением принятого решения.

Чем еще интересно это приложение. Директор получает всю информацию за интересующий его период сам, без необходимости постоянно отдавать распоряжения экономистам или бухгалтерам о предоставлении ему отчетов или данных. И все это в любое время и в любом месте - на работе, вечером дома или в выходные на природе.

Когда к нему обращается председатель совета директоров группы компаний или другой непосредственный начальник, у него всегда под рукой все необходимые цифры, все в удобной форме: сколько, чего хранится, какого качества зерно, как идет приемка или отгрузка, кто основные хранители, выполнение плановых показателей и т.д.

Такое же приложение может быть предоставлено руководителю правления холдинга, в подчинении которого может находиться несколько элеваторов, но с возможностью выбора из списка нужной ему информации по элеватору. Тогда он сможет увидеть всю оперативную информацию по каждому элеватору.

Или наоборот, к любому заместителю директора, в обязанности которого входит, например, решение спорных вопросов по машинам, качеству и т. д. Причем набор функций, доступных такому заместителю, может быть определен в соответствии с правами доступа к информации, принятыми на элеваторе.

Рассмотрим основные функции мобильного приложения для директора элеватора (зернового терминала):

Оборот продукции на элеваторе

• Поступления и отгрузки зерна за любой период времени: текущую или прошедшую смену, неделю, месяц или любой другой период.
• Проверка документов на получение и отгрузку.

Все эти данные постоянно обновляются, как только зерно поступает на элеватор или отгружается. Данные берутся в момент погрузки из учетной системы, поэтому они всегда актуальны, и менеджер может видеть рабочий процесс.

Балансы продукции и загрузка производственных мощностей

Остатки продуктов распределяются по категориям:

• урожаи и их качество;
• склады: сколько и какого зерна находится в каждом напольном складе, силосе и т.д;
• владельцы каждого вида зерна.

Оперативная координация текущих вопросов

Оперативно согласовывать различные вопросы, которые выходят за рамки стандартных бизнес-процессов и для решения которых требуется разрешение директора элеватора или его заместителя.

Это могут быть такие вопросы, как:

• координация заказов на поставку;
• ввоз автомобилей с расхождениями в документах или из "черного списка";
• координация разгрузки при спорах о качестве и т.д.

Список таких вопросов может уточняться в каждом конкретном случае.

Такой метод согласования значительно повышает скорость решения рабочих вопросов.

Любой руководитель знает два простых правила управления:

• "Все, что может быть неправильно понято, будет понято неправильно".
• "Вы не можете поставить призыв к действию".

А когда обсуждение вопроса и принятое решение задокументировано в системе - никакие отговорки типа "я вас не так понял" не пройдут.

Конечно, вы можете позвонить директору и спросить, "что делать", но ему не всегда удобно разговаривать по телефону. С другой стороны, гораздо проще быстро одобрить заявку в мобильном приложении, проведя пальцем по кнопке "Одобрить" или "Отказать".

В конце концов, если ему что-то неясно в ситуации, он может сам позвонить сотрудникам, чтобы уточнить некоторые моменты.

Особенно ярко эта функция проявилась в период карантина, когда директор, находясь на карантине и отсутствуя на самом элеваторе, оставался в курсе всех рабочих вопросов и согласований, продолжая эффективно руководить.

Сообщайте о подозрительных событиях и чрезвычайных ситуациях

Эта возможность позволяет руководителю контролировать нестандартные действия сотрудников, которые могут быть совершены как намеренно, так и просто по незнанию, но могут привести к "печальным последствиям".

Например:

• Попытка внести исправления в согласованный и утвержденный документ;
• корректировка данных о весе, качестве и т.д;
• есть некоторые нестандартные действия с машиной при приеме или отгрузке зерна;
• действия, выходящие за рамки стандартного бизнес-процесса;
• Другие ситуации оговариваются отдельно.

Это поможет предотвратить ситуации, связанные с "человеческой ошибкой".

Причем сотрудники не обязательно будут знать, что директор получил сообщение о такой попытке.

Директор, использующий мобильное приложение "ZT Director", всегда будет в курсе процессов, происходящих на элеваторе. Он получает интересующую его информацию оперативно, то есть фактически в любой момент времени. Он видит, как происходит прием и отгрузка зерна, какие возникают проблемы, и оперативно реагирует на них. Например, как только машина с пшеницей разгрузится и данные будут внесены в учетную систему предприятия, они тут же отобразятся в приложении на мобильном телефоне менеджера. Если возникает проблема с зерновозом, который, например, попал в черный список, директор оперативно координирует вопрос в приложении, а сотрудники уже знают, что делать дальше.

Такой директор всегда сможет четко и точно доложить своему непосредственному руководству или акционерам реальную ситуацию на данный момент с наличием и качеством продукции на вверенном ему элеваторе.

Важной особенностью данного мобильного приложения является возможность его интеграции с уже существующими и работающими автоматизированными системами управления элеваторами и зерновыми терминалами. Это будет гораздо дешевле и быстрее, чем разработка такого же приложения с нуля.